Optimierung trifft auf Innovation
Digitale Prozesse effizient und zukunftssicher gestalten
Beschreibung
Die Einführung neuer Softwarelösungen stellt Behörden oft vor große Herausforderungen – wir sorgen dafür, dass der Übergang reibungslos verläuft. In diesem Projekt begleiteten wir eine Bundesbehörde bei der Implementierung einer modernen Software- und Datenbanklösung. Unser Fokus lag auf Prozessoptimierung, Change Management und der gezielten Unterstützung der Fachabteilungen.
Zielsetzung
Unser Ziel war es, dass Sachbearbeitende ab Tag 1 effizient mit der neuen Software arbeiten können. Wir unterstützten bei der optimalen Integration in bestehende Arbeitsabläufe und passten Geschäftsprozesse bei Bedarf an.
Vorgehensweise
Analyse & Vorbereitung
- Erfassung und Dokumentation bestehender Prozesse
- Identifikation prozessualer Schnittstellen und Optimierungspotenziale
- Ableitung gezielter Maßnahmen aus Nachbarprojekten
Begleitung & Schulung
- Praxisnahe Trainings für neue Abläufe und Funktionen
- Webbasierte Schulungsmodule für flexible Wissensvermittlung
- Einführung von Lean Six Sigma & Change Management-Grundlagen
Nachhaltige Prozessoptimierung:
- Unterstützung beim Aufbau effektiver Prozesskennzahlen
- Einführung effizienter Zielsysteme für kontinuierliche Verbesserungen
Erfolgsmessung
- Teilnahmequote an Pflichtschulungen (%)
- Mitarbeiterzufriedenheit mit der Anwendung (Skala 1-5)
- Fehlerrate in der Dateneingabe (%)
- Effizienzgewinn in der Fallbearbeitung (subjektiv & objektiv)
Fazit & Lessons Learned
Die enge Zusammenarbeit mit der Bundesbehörde und die frühzeitige Einbindung aller Stakeholder haben maßgeblich zu einer reibungslosen Implementierung beigetragen. Praxisnahe Schulungen und kontinuierliche Prozessanalysen ermöglichten es, bestehende Abläufe passgenau zu optimieren und den Anwendern einen nachhaltigen Mehrwert zu bieten. Für künftige Projekte in Behörden empfehlen wir, den Fokus noch stärker auf individuelle Change-Management-Strategien und maßgeschneiderte Schulungskonzepte zu legen.